Travail hybride : tout ce qu’il faut savoir sur les nouveaux modes de travail

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01. Comment installer les nouveaux modes de travail dans son organisation ?

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Une multitude de nouveaux modes de travail a vu le jour depuis la crise sanitaire. Travail hybride, nomadisme, smart office… Il peut être difficile de s’y retrouver, mais surtout de s’adapter à ces tendances en perpétuelle évolution.

Véritable levier de performance et de créativité, le travail hybride implique la mise en place d'une organisation managériale qui s’adapte aux besoins des collaborateurs, intégrant technologie et logiciel pour la création d'un environnement productif.

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La question qui se pose est la suivante : Comment réussir sa transition vers le travail hybride ?

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Mettre en place un management hybride

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Voici quelques conseils pour adapter son style de management aux nouveaux modes de travail.

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1. La culture du feedback pour une amélioration continue du management hybride

Le feedback est essentiel pour adapter les styles de leadership de l’entreprise. N’hésitez pas à faire des points réguliers avec vos équipes pour connaître leurs besoins.

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2. Focus sur le travail et la cohésion d’équipe

Créer de nouveaux rituels au sein de l’entreprise permet de booster la motivation tout en aidant les collaborateurs qui travaillent à distance à ne pas se sentir exclus. Pour renforcer le sentiment d’appartenance, mettez en avant les piliers de la culture d’entreprise.

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3. La lutte contre la fatigue numérique

Si les outils numériques développent l’esprit d’équipe et encouragent le travail collaboratif, il ne faut pas pour autant tomber dans l’hyper-connexion. Trouver des outils à la fois collaboratifs et ergonomiques est essentiel pour améliorer la communication et atteindre le bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, favorisant ainsi la déconnexion.

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4. Le management horizontal

Managez par la confiance : offrez de l’autonomie à vos équipes pour rendre leurs membres plus efficaces, plus productifs et plus responsables. L’avantage de l’hybride, c’est qu’il permet d’améliorer l’espace de travail des employés. Comme ces derniers ont le choix du lieu, ils peuvent définir celui qui leur offre les meilleures conditions pour réaliser leurs missions, garantissant ainsi leur sécurité.

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Repenser ses espaces de travail

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Les espaces de travail doivent être transformés, sans être limités à l’intérieur même de l’entreprise. Voici trois modes de travail que vous pouvez proposer à vos collaborateurs :

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• Le coworking est la solution idéale pour les collaborateurs qui ont besoin de travailler en équipe, ou de partager.
• Le télétravail offre souvent les conditions idéales pour se concentrer et réaliser une tâche dans le calme, à l’abri des nuisances sonores du bureau.
• Le flex office procure suffisamment de souplesse aux collaborateurs pour qu’ils puissent trouver le lieu de travail qui correspond à leurs besoins.

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Si les collaborateurs travaillent depuis plusieurs endroits différents, il est indispensable d’homogénéiser les équipements digitaux et les services de l’entreprise, à savoir :

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• fournir une connectivité stable et sécurisée des outils en présentiel et à distance sur une plateforme unifiée ;
• proposer des outils de travail adaptés, qui boostent la productivité (pieuvre dans les salles de réunion, tableaux blancs pour les sessions de brainstorming…) ;
• offrir des services annexes pour améliorer la qualité de vie au travail (cafétéria, conciergerie…).

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02. Le télétravail : en quoi il consiste et comment le démocratiser ?

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L’autonomie passe par le choix de son environnement professionnel. Le télétravail fait partie des nouveaux modes de travail plébiscités par les salariés. Mais quelle est la différence entre télétravail et travail à distance ?

Le télétravail consiste à exercer ses fonctions et ses responsabilités en dehors du lieu de travail officiel. Selon la politique de l’entreprise, les collaborateurs sont aussi amenés à revenir travailler au bureau une ou plusieurs fois par semaine.

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Le travail à distance, ou le full remote, repose repose sur une autre approche, celle de pouvoir travailler depuis n’importe quel lieu. Les collaborateurs peuvent accomplir leurs missions pour l’entreprise, et ce, quelle que soit la distance qui les sépare de ses locaux. Dans certains cas, ils sont aussi libres de choisir le moment et les méthodes pour se connecter aux outils collaboratifs de l’entreprise et réaliser leurs tâches.

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Les avantages et inconvénients du télétravail

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Une meilleure productivité

L’amélioration de la productivité est un des plus gros avantages du télétravail. Comme les collaborateurs ne sont plus confrontés aux sources de distraction liées au bruit d’un open space ou aux sollicitations de leurs collègues (même dans un bureau fermé), ils parviennent plus facilement à se concentrer sur leurs tâches. Résultat ? Leurs performances augmentent.

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Par ailleurs, le télétravail permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle grâce, notamment, à une gestion plus souple de l’emploi du temps. Tous ces éléments améliorent la satisfaction, la motivation et donc la productivité !

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La flexibilité des horaires et des lieux de travail

Comme les collaborateurs choisissent où travailler, ils peuvent se rendre sur un lieu de travail, ils peuvent exercer leur activité professionnelle à proximité de leur domicile. Ainsi, ils réduisent leur temps de trajet, le stress associé mais aussi les frais liés aux voyages dans les transports en commun et aux déjeuners à l’extérieur de l’entreprise.

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Cependant, travailler à distance comporte quelques inconvénients.

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L’épuisement professionnel

Pourquoi le télétravail peut-il provoquer un épuisement professionnel ? C’est simple : les distractions subsistent, notamment à la maison, où le collaborateur peut être sollicité par son entourage (famille, colocataires…), par ses animaux domestiques ou encore être tenté d’effectuer des tâches ménagères.

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Le soir, il peut être plus difficile de se déconnecter qu’au bureau. D’ailleurs, 22% des télétravailleurs disent avoir du mal à se couper du travail à la fin de la journée.

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L’isolement social

À travers les outils digitaux, il est facile de communiquer. Mais le travail à distance implique une absence de contact direct. Les échanges se font seulement par écrans interposés, ce qui peut provoquer un sentiment d’isolement chez certains collaborateurs.

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Les outils de communication en ligne sont optimisés pour un environnement professionnel : serveurs en commun pour l’ensemble de l’entreprise, serveurs réservés aux équipes, messages privés… Cependant, le fait de ne pas pouvoir se déplacer pour rencontrer un collègue et lui parler directement peut vite devenir gênant sur le plan humain. De plus, les échanges écrits génèrent parfois des quiproquos, favorisant les erreurs et diminuant la performance des collaborateurs. 

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Un environnement de travail inapproprié

Tous les collaborateurs ne profitent pas d’un espace de travail optimisé à la maison, ni d’accessoires de télétravail ergonomiques (double écran, chaise…). Et à distance, le style de management doit être revu pour s’adapter à la situation.

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Adopter le travail hybride limite les risques du télétravail, à savoir l’isolement, l’épuisement professionnel et la baisse de performance. Pour combler les besoins des collaborateurs, il est donc préférable de leur proposer une alternance entre le présentiel et le distanciel.

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03. Le flex office : un mode de travail flexible et nomade

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Flex office : comment ça marche ?

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Le flex office offre une vision du travail nomade. Fini le bureau attitré ainsi que l’espace de travail imposé. Ce mode de travail hybride s’appuie sur le principe du bureau flexible :

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• pour répondre aux besoins liés à leurs activités, l’entreprise laisse le choix aux collaborateurs du lieu de travail (à la maison, dans un espace de coworking, au bureau…) ;
• comme les collaborateurs ne sont pas au bureau tous en même temps, les espaces sont optimisés, des bureaux individuels sont retirés et d’autres styles émergent (phone box…) ;
• résultat : la mobilité est favorisée et les différents métiers de l’entreprise sont amenés à se croiser plus souvent, donc à échanger et à partager leurs connaissances.

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Une entreprise flexible propose un espace de travail plus ouvert aux interactions et aux échanges d’informations entre les équipes. Quelle est la meilleure manière de mettre en place le flex office et d'en tirer parti ?

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Les étapes pour déployer le flex office

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1. Évaluer les besoins de chacun

Le travail flexible permet de réduire le nombre de postes de travail au sein d'une structure. Le desk ratio des sociétés françaises s’élève en moyenne à 0,7 (soit 7 postes de travail pour 10 salariés). Ces derniers ne sont pas toujours au bureau : certains travaillent à domicile, d’autres dans un espace de coworking…

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Vous pouvez donc réduire la surface de travail pour la faire correspondre aux besoins réels de vos collaborateurs.

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2. Réaménager l’environnement de travail

Si la surface de travail s’adapte au nombre de collaborateurs, elle doit aussi répondre à leurs besoins. Phone box, zones de concentration, salle de réunion, espace créatif… Proposez des lieux à l’intérieur de l’entreprise pour offrir de meilleures conditions de travail à vos collaborateurs et améliorer leur expérience de travail.

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Appuyez-vous sur les besoins et attentes de ces derniers ! Une entreprise qui crée de nouveaux espaces sans avoir sondé ses salariés risque de ne pas offrir les environnements escomptés pour augmenter la productivité et les performances de chacun.

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Le réaménagement de l’environnement de travail passe aussi par l’optimisation du système informatique. Vérifiez qu’il soit fiable et sécurisé.

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3. Mettre en place des lignes directives

Bien qu’il soit synonyme de liberté, le flex office doit être encadré pour que chacun s’y retrouve. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place : 

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• Les règles d’hygiène : les bureaux partagés doivent être rangés et nettoyés après avoir été occupés.
• L’organisation entre présentiel et distanciel : attribuez un nombre de jours et des horaires de présence aux collaborateurs pour équilibrer l’affluence dans l’open space. Ceux qui doivent travailler en équipe, par exemple, peuvent se retrouver dans un espace de coworking où ils auront accès à une salle de réunion et à tout l’équipement nécessaire.
• Une solution de réservation adaptée : il existe des applications pour que les collaborateurs réservent une place dans les bureaux ou, au contraire, annoncent qu’ils vont se rendre dans un lieu extérieur.

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À ce propos, établissez un réseau de bureaux externes pour que les salariés puissent se rendre sur un lieu proche de leur domicile lorsqu’ils travaillent à distance.

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04. Le coworking : des lieux conviviaux

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Le coworking : avantages et inconvénients

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Le coworking désigne un espace de travail collaboratif dédié et partagé. Il permet aux collaborateurs qui travaillent à distance de ne pas être seuls, ce qui renforce leur motivation et leur productivité. C'est indéniable, l’espace partagé offert par le coworking empêche le sentiment d’isolement résultant d'un télétravail prolongé.

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De plus, les entreprises qui donnent la possibilité à leurs salariés de travailler dans un espace de coworking réalisent des économies. Pourquoi ? Comme tous les bureaux ne sont plus occupés systématiquement, la taille de la surface de travail peut être repensée pour réduire les charges immobilières.

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Un autre avantage concerne les équipements : les espaces de coworking mettent à disposition tout le matériel nécessaire pour les professionnels. Une salle de réunion avec une pieuvre, des écrans de présentation, des tableaux blancs… Les salariés profitent d’équipements modernes et ergonomiques. 

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Mais le coworking présente aussi des inconvénients :

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• Il s’agit d’un espace partagé. La confidentialité et la cybersécurité ne sont pas aussi fortes qu’en interne.
• Les lieux de coworking sont souvent agencés en open space. Les autres coworkers et les services annexes (comme la cafétéria) peuvent donc représenter des sources de distraction. 
• Contrairement au télétravail, les collaborateurs doivent se rendre sur le lieu de coworking concerné. Voiture, transports en commun, vélo… Le temps de trajet est à prendre en compte lorsque le collaborateur choisit son lieu de travail.

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Comment bien choisir son espace de coworking ?

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1. La localisation

Même si les espaces de coworking sont moins nombreux dans les territoires ruraux ou périurbains, proposez plusieurs établissements pour couvrir une large zone géographique  (dans le centre-ville, en périphérie…). Ainsi, les collaborateurs pourront trouver un espace de coworking plus proche de chez eux, plus facile d'accès et plus pratique (à proximité de l’école des enfants, d’une activité extra-professionnelle, proche des bureaux d’un client…). 

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Cette flexibilité permet de limiter les déplacements en voiture ou en transport en commun. Un trajet plus court, ce n’est pas seulement un gain de temps et d'argent. C'est aussi un bon moyen de réduire le stress.

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2. Les horaires et le temps de travail

Les collaborateurs apprécient la flexibilité offerte par le coworking. Les horaires peuvent donc être choisis en fonction du lieu de travail, de l’activité exercée, mais aussi du mode de travail choisi. 

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3. Les activités et le profil de vos collaborateurs

Tous les lieux et espaces de coworking proposent des services différents. Vérifiez s'ils soutiennent l’activity-based working et s’ils correspondent aux besoins de vos collaborateurs. Par exemple, un espace de coworking avec une salle de réunion est à privilégier pour un groupe de collaborateurs qui a besoin d’échanger dans le cadre d'un projet.

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4. Évolution et engagement

Les espaces de coworking sont amenés à évoluer pour proposer plus de services aux professionnels et s’adapter à tous les usages. Par exemple, le coliving est une tendance qui se développe : il s’agit d’un lieu où vivent et travaillent plusieurs personnes (une nouvelle vision de la colocation).

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Une autre tendance concerne les lieux mixtes, qui proposent par exemple un espace de coworking et :

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• un café ;
• une salle d’escalade ;
• un espace d’insertion, où les usagers peuvent découvrir les métiers des uns et des autres…

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Le coworking se transforme en un lieu plus convivial, au sein duquel différentes activités se mêlent.

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05. Des espaces de travail hybrides adaptés aux enjeux et besoins des collaborateurs

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L’activity-based working et le travail hybride sont-ils le duo gagnant pour les entreprises et leurs salariés ? Aujourd’hui, l’activity-based working est au cœur des nouveaux modes de travail. Les besoins des collaborateurs pour réaliser leurs tâches doivent être au centre de l’attention du management hybride.

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Offrez des espaces de travail variés et adaptés à vos collaborateurs : des zones centrales et conviviales où les échanges se font plus facilement, des zones dédiées au travail en équipe et aux séances de brainstorming avec tous les équipements nécessaires pour stimuler la créativité, des zones un peu en retrait pour ceux qui ont besoin d’être au calme ou pour se concentrer… Un open space avec diverses zones profitera à tous.

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Open space, bureau fermé, salle de réunion : quel environnement choisir ?

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L’open space a l’avantage d’être modulable. Divisez-le en plusieurs zones pour :

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• favoriser les échanges entre les différents postes au sein de l'entreprise. Les collaborateurs auront alors l’occasion d’interagir avec les collègues qui viennent d’autres services. Alors, ils découvriront les aspects peu connus des autres métiers.
• faciliter la communication et booster la synergie des équipes en créant des benchs par métier.

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Pour éviter le trop plein de nuisances sonores, privilégiez le mobilier acoustique. La règle d’or, c’est de créer un bench avec 10 collaborateurs au maximum. Si vous rassemblez trop de personnes, vous constaterez un impact négatif sur la concentration et la productivité. En limitant les places, vous maintenez une bonne circulation au sein des différentes zones de travail.

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L’open space ne répond pas toujours à tous les besoins des collaborateurs. Le flex office comble les difficultés qui peuvent être liées à l’activity-based working. Il permet notamment de diversifier les espaces de travail pour que chacun trouve le lieu et le poste les plus adaptés à son activité.

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Et avec la fin du bureau attitré, les collaborateurs choisissent eux-mêmes le poste où travailler :

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• au milieu de l’open space pour plus de collaboration, 
• dans un bureau fermé pour plus de concentration,
• dans une salle de réunion pour assurer la confidentialité des échanges, 
• dans un espace clos et calme pour favoriser la détente.

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06. Pourquoi passer au travail hybride : ce qu’il faut retenir

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Le travail hybride a beaucoup d’avantages, tant pour les salariés que pour les entreprises. Avec l’émergence de nouveaux modes de travail, les collaborateurs ne travaillent pas tous les jours dans les espaces de travail de l’entreprise.

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Faites le calcul : combien de postes de travail sont utilisés chaque jour ? Les bureaux vides peuvent être loués ou la surface de travail réduite de manière à diminuer le coût des charges immobilières de l’entreprise et son empreinte carbone. Le télétravail y joue aussi un rôle important grâce à la réduction des trajets domicile/travail qui génèrent beaucoup d’émissions de CO2.

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Le modèle du travail hybride est aussi un excellent argument pour attirer de nouveaux talents. Ils sont de plus en plus nombreux à rechercher des entreprises ouvertes aux différentes options de travail et répondant au besoin de flexibilité. Le flex office, le coworking, les bureaux fermés, les espaces créatifs… Les collaborateurs peuvent choisir le lieu de travail le plus adapté à leurs activités et à leurs usages. Cette flexibilité booste la motivation et les performances.

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Les managers, les workplace managers, les ressources humaines et le CEO ont besoin d’être conseillés pour ensuite accompagner les collaborateurs dans leurs choix du meilleur espace de travail. Pour en aller plus loin, consultez notre ebook dédié.