Travail hybride : tout ce qu’il faut savoir sur les nouveaux modes de travail

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01. Comment installer les nouveaux modes de travail dans son organisation ?

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Une multitude de nouveaux modes de travail a vu le jour depuis la crise sanitaire. Travail hybride, nomadisme, smart office… Il peut être difficile de s’y retrouver, mais surtout de s’adapter à cette tendance en perpétuelle évolution.
Le travail hybride est un levier de performance et de créativité, mais à condition que l’organisation spatiale et managériale s’adaptent aux besoins des collaborateurs. Alors comment réussir sa transition vers le travail hybride ?

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Mettre en place un management hybride

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Voici quelques conseils pour adapter son style de management aux nouveaux modes de travail.

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1. La culture du feedback pour une amélioration continue du management hybride

Le feedback est essentiel pour adapter les styles de leadership de l’entreprise. N’hésitez pas à sonder régulièrement les équipes pour connaître leurs besoins.

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2. Focus sur le travail et la cohésion d’équipe

Créer de nouveaux rituels au sein de l’entreprise booste la motivation et aide les collaborateurs qui travaillent à distance à ne pas se sentir exclus. Pour renforcer le sentiment d’appartenance, mettez en avant les piliers de la culture d’entreprise.

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3. La lutte contre la fatigue numérique

Si les outils numériques améliorent l’esprit d’équipe et le travail collaboratif, il ne faut pas pour autant tomber dans l’hyper-connexion. Trouvez des outils à la fois collaboratifs et ergonomiques pour une meilleure communication et le respect du bon équilibre entre vie professionnelle et personnelle.

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4. Le management horizontal

Managez par la confiance : offrez de l’autonomie à vos équipes pour les rendre plus responsables. L’avantage de l’hybride, que ce soit pour le management ou le travail, c’est qu’il permet d’améliorer l’espace de travail des salariés. Comme ces derniers ont le choix du lieu, ils peuvent choisir celui qui correspond le mieux à leurs tâches.

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Repenser ses espaces de travail

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Les espaces de travail doivent être transformés, sans être limités à l’intérieur même de l’entreprise. Voici trois modes de travail que vous pouvez proposer à vos collaborateurs :

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• Le coworking est la solution idéale pour les collaborateurs qui ont besoin de travailler en équipe, ou de partager.
• Le télétravail offre souvent les conditions idéales pour se concentrer et réaliser une tâche dans le calme, à l’abri des nuisances sonores du bureau.
• Le flex office procure suffisamment de souplesse aux collaborateurs pour qu’ils puissent trouver le lieu de travail qui correspond à leurs besoins.

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Si les collaborateurs travaillent depuis plusieurs endroits différents, il est indispensable d’homogénéiser les équipements digitaux et les services de l’entreprise, à savoir :

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• fournir une connectivité stable et sécurisée des outils en présentiel et à distance ;
• proposer des outils de travail adaptés, qui boostent la productivité (pieuvre dans les salles de réunion, tableaux blancs pour les sessions de brainstorming…) ;
• offrir des services annexes pour améliorer la qualité de vie au travail (cafétéria, conciergerie…).

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02. Le télétravail : c'est quoi et comment le démocratiser ?

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L’autonomie passe par le choix de son environnement professionnel. Le télétravail fait partie des nouveaux modes de travail plébiscités par les salariés. Mais quelle est la différence entre télétravail et travail à distance ?

Le télétravail consiste à exercer ses fonctions et ses responsabilités en dehors du lieu de travail officiel. Selon la politique de l’entreprise, les collaborateurs sont aussi amenés à revenir travailler au bureau une ou plusieurs fois par semaine.

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Le travail à distance, ou le full remote, repose repose sur une autre approche, celle de pouvoir travailler depuis n’importe quel lieu. Les collaborateurs peuvent accomplir leurs missions pour l’entreprise, et ce, quelle que soit la distance qui les sépare de ses locaux. Dans certains cas, ils sont aussi libres de choisir le moment et la méthode pour se connecter aux outils collaboratifs de l’entreprise et réaliser leurs tâches.

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Les avantages et inconvénients du télétravail

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Une meilleure productivité

L’amélioration de la productivité est un bénéfice du télétravail à prendre en compte. Comme les collaborateurs ne sont plus confrontés aux sources de distraction liées au bruit d’un open space ou aux sollicitations de leurs collègues (même dans un bureau fermé), ils peuvent se concentrer plus facilement sur leurs tâches. Résultat ? Leurs performances augmentent.

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De plus, le télétravail permet un meilleur équilibre entre vie professionnelle et personnelle et une gestion plus souple de l’emploi du temps. Des éléments qui améliorent la satisfaction, la motivation et donc la productivité !

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La flexibilité des horaires et des lieux de travail

Comme les collaborateurs choisissent où travailler, ils peuvent se rendre sur un lieu de travail proche de leur domicile. Ils réduisent ainsi leur temps de trajet, le stress associé mais aussi les frais liés aux voyages dans les transports en commun et aux déjeuners à l’extérieur de l’entreprise.

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Cependant, travailler à distance comporte quelques inconvénients.

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L’épuisement professionnel

Pourquoi le télétravail peut-il provoquer un épuisement professionnel ? C’est simple : les distractions subsistent, notamment à la maison, où le collaborateur peut être sollicité par son entourage (famille, colocataires…), par ses animaux domestiques ou encore être tenté d’effectuer des tâches ménagères.

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Le soir, il peut être plus difficile de se déconnecter qu’au bureau. D’ailleurs, 22 % des télétravailleurs disent avoir du mal à se couper du travail à la fin de la journée.

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L’isolement social

À travers les outils digitaux, il est facile de communiquer. Mais le travail à distance implique une absence de contact direct. Les échanges se font seulement à travers un écran, ce qui peut provoquer un sentiment d’isolement chez certains collaborateurs.

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Les outils de communication en ligne sont optimisés pour un environnement professionnel : serveurs en commun pour l’ensemble de l’entreprise, serveurs réservés aux équipes, messages privés… Cependant, le fait de ne pas pouvoir se déplacer pour rencontrer un collègue et lui parler directement peut vite devenir gênant sur le plan humain. De plus, le manque de contexte d’un message écrit peut laisser la place à des quiproquos, favorisant les erreurs et diminuant la performance des collaborateurs. 

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Un environnement de travail inapproprié

Tous les collaborateurs ne profitent pas d’un espace de travail optimisé à la maison, ni d’accessoires de télétravail ergonomiques (double écran, chaise…). Et à distance, le style de management doit être revu pour s’adapter à la situation.

Adopter le travail hybride limite le risque du télétravail, à savoir l’isolement, l’épuisement professionnel et la baisse de performance. Pour combler les besoins des collaborateurs, il est donc préférable de proposer aux collaborateurs une alternance entre le présentiel et le distanciel.

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03. Le flex office : un mode de travail flexible et nomade

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Flex office : comment ça marche ?

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Le flex office offre une vision du travail nomade. Fini le bureau attitré ainsi que l’espace de travail imposé. Ce mode de travail hybride s’appuie sur le principe du bureau flexible :

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• pour répondre à leurs besoins en fonction de leurs activités, l’entreprise laisse le choix aux collaborateurs de l’endroit pour travailler (à la maison, dans un espace de coworking, au bureau…) ;
• comme les collaborateurs ne sont pas au bureau tous en même temps, les espaces sont optimisés, des bureaux individuels sont retirés et d’autres styles émergent (phone box…) ;
• résultat : la mobilité est favorisée et les différents métiers de l’entreprise sont amenés à se croiser plus souvent, donc à échanger et à partager leurs connaissances.

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Une entreprise flexible propose un bureau de travail plus ouvert aux interactions et aux échanges d’informations entre les équipes. Quelle est la meilleure manière de mettre en place le flex office ?

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Les étapes pour déployer le flex office

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1. Évaluer les besoins de chacun

Le travail flexible permet de réduire le nombre de postes de travail à l’intérieur de l’entreprise. Le desk ratio des entreprises françaises s’élève en moyenne à 0,7 (soit 7 postes de travail pour 10 salariés). Ces derniers ne sont pas toujours au bureau : certains travaillent à domicile, d’autres dans un espace de coworking…

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Vous pouvez donc réduire la surface de travail pour la faire correspondre aux besoins réels de vos collaborateurs.

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2. Réaménager l’environnement de travail

Si la surface de travail s’adapte au nombre de collaborateurs, elle doit aussi répondre à leurs besoins. Phone box, zones de concentration, salle de réunion, espace créatif… Proposez des lieux à l’intérieur de l’entreprise pour que les collaborateurs puissent mieux travailler.

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Appuyez-vous sur les besoins et les attentes des collaborateurs ! Une entreprise qui crée de nouveaux espaces sans avoir sondé ses salariés risque de ne pas offrir les environnements désirés pour augmenter la productivité et les performances de chacun.

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Le réaménagement de l’environnement de travail passe aussi par l’optimisation du système informatique. Vérifiez qu’il soit fiable et sécurisé.

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3. Mettre en place des lignes directives

Bien qu’il soit synonyme de liberté, le flex office doit être encadré pour que chacun s’y retrouve. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place : 

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• Les règles d’hygiène : les bureaux partagés doivent être rangés et nettoyés après avoir été occupés.
• L’organisation entre présentiel et distanciel : attribuez un nombre de jours et des horaires de présence aux collaborateurs pour équilibrer l’affluence dans l’open space. Ceux qui doivent travailler en équipe, par exemple, peuvent se retrouver dans un espace de coworking où ils auront accès à une salle de réunion et à tout l’équipement nécessaire.
• Une solution de réservation adaptée : il existe des applications pour que les collaborateurs réservent une place dans les bureaux ou, au contraire, annoncent qu’ils vont se rendre dans un lieu extérieur.

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À ce propos, établissez un réseau de bureaux externes pour que les salariés puissent se rendre sur un lieu proche de leur domicile lorsqu’ils travaillent à distance.

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04. Le coworking : des lieux conviviaux

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Le coworking : avantages et inconvénients

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Le coworking, c’est un espace de travail collaboratif dédié et partagé. Il permet aux collaborateurs qui travaillent à distance de ne pas être seuls, ce qui renforce leur motivation et leur productivité. Car oui, l’espace partagé offert par le coworking empêche le sentiment d’isolement qui peut être provoqué par le télétravail prolongé.

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De plus, les entreprises qui donnent la possibilité à leurs salariés de travailler dans un espace de coworking réalisent des économies. Pourquoi ? Comme tous les bureaux ne sont plus occupés systématiquement, la taille de la surface de travail peut être repensée pour réduire les charges immobilières.

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Un autre avantage concerne les équipements : les espaces de coworking mettent à disposition tout le matériel nécessaire pour les professionnels. Une salle de réunion avec une pieuvre, des écrans de présentation, des tableaux blancs… Ils profitent d’équipements modernes et ergonomiques. 

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Mais le coworking peut avoir des inconvénients :

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• Il s’agit d’un espace partagé. La confidentialité et la sécurité informatique ne sont pas aussi fortes qu’en interne.
• Les lieux de coworking sont souvent agencés en open space. Les autres coworkers et les services annexes (comme la cafétéria) peuvent donc être des sources de distraction. 
• Contrairement au télétravail, les collaborateurs doivent se rendre sur le lieu de coworking concerné. Voiture, transports en commun, vélo… Le temps de trajet est à prendre en compte lorsque le collaborateur choisit son lieu de travail.

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Comment bien choisir son espace de coworking ?

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1. La localisation

Même si les espaces de coworking sont moins nombreux dans les territoires ruraux ou périurbains, proposez plusieurs établissements pour couvrir une large zone géographique  (dans le centre-ville, en périphérie…). Comme cela, les collaborateurs pourront trouver un espace de coworking plus proche de chez eux ou à un endroit qui facilite leur organisation (à proximité de l’école des enfants, d’une activité extra-professionnelle, proche des bureaux d’un client…). 

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Cette flexibilité permet de limiter les déplacements en voiture ou en transport en commun. Un trajet plus court, ce n’est pas seulement un gain de temps, mais aussi un moyen de réduire le stress.

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2. Les horaires et le temps de travail

Les collaborateurs apprécient la flexibilité offerte par le coworking. Les horaires peuvent donc être choisis en fonction du lieu de travail, de l’activité exercée, mais aussi du mode de travail choisi. 

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3. Les activités et le profil de vos collaborateurs

Tous les lieux et espaces de coworking proposent des services différents. Vérifiez s'ils soutiennent l’activity-based working et s’ils correspondent aux besoins de vos collaborateurs. Par exemple, un espace de coworking avec une salle de réunion sera à privilégier pour un groupe de collaborateurs qui a besoin d’échanger pour faire avancer un projet.

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4. Évolution et engagement

Les espaces de coworking sont amenés à évoluer pour proposer plus de services aux professionnels et s’adapter à tous les usages. Par exemple, le coliving est une tendance qui se développe : il s’agit d’un lieu où vivent et travaillent plusieurs personnes (une nouvelle vision de la colocation).

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Une autre tendance concerne les lieux mixtes, qui proposent par exemple un espace de coworking et :

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• un café ;
• une salle d’escalade ;
• un espace d’insertion, où les usagers peuvent découvrir les métiers des uns et des autres…

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Le coworking se transforme en lieu plus convivial, où différentes activités se mêlent.

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05. Des espaces de travail hybrides adaptés aux enjeux et besoins des collaborateurs

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L’activity-based working et le travail hybride sont-ils le duo gagnant pour les entreprises et leurs salariés ? Aujourd’hui, l’activity-based working est au cœur des nouveaux modes de travail. Les besoins des collaborateurs pour réaliser leurs tâches doivent être le centre de l’attention du management hybride.

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Offrez des espaces de travail variés et adaptés à vos collaborateurs : des zones centrales et conviviales où les échanges se font plus facilement, des zones dédiées au travail en équipe et aux séances de brainstorming avec tous les équipements nécessaires pour stimuler la créativité, des zones un peu en retrait pour ceux qui ont besoin d’être au calme ou de se concentrer… Un open space avec diverses zones profitera à tous.

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Open space, bureau fermé et salle de réunion : quel environnement choisir ?

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L’open space a l’avantage d’être modulable. Divisez-le en plusieurs zones pour :

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• favoriser les échanges entre les différents métiers. Les collaborateurs auront alors l’occasion d’interagir avec les collègues qui viennent d’autres services, ce qui leur permettra de découvrir les aspects peu connus des autres métiers.
• faciliter la communication et booster la synergie des équipes en créant des benchs par métier.

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Pour éviter le trop plein de nuisances sonores, privilégiez le mobilier acoustique. La règle d’or, c’est de créer un bench avec 10 collaborateurs au maximum. Si trop de personnes sont placées ensemble, cela risque d’avoir un effet négatif sur la concentration et la productivité ! De plus, il faut laisser la place à la circulation au sein de la zone de travail et du passage pour les personnes qui se déplacent de zone en zone.

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L’open space ne répond pas toujours à tous les besoins des collaborateurs. Le flex office comble les difficultés qui peuvent être liées à l’activity-based working : il permet de diversifier les espaces de travail pour que chacun trouve le lieu et le poste les plus adaptés à son activité.

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Et avec la fin du bureau attitré, les collaborateurs choisissent eux-mêmes le poste où travailler :

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• au milieu de l’open space pour plus de collaboration, 
• dans un bureau fermé pour plus de concentration,
• dans une salle de réunion pour assurer la confidentialité d’une réunion, 
• dans un espace clos et calme pour favoriser la détente.

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06. Pourquoi passer au travail hybride : ce qu’il faut retenir

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Le travail hybride a beaucoup d’avantages, tant pour les salariés que pour les entreprises. Avec l’émergence de nouveaux modes de travail, les collaborateurs ne travaillent pas tous les jours dans les espaces de travail de l’entreprise. Faites le calcul : combien de postes de travail sont utilisés chaque jour ? Les bureaux vides peuvent être loués ou la surface de travail réduite, ce qui diminue le coût des charges immobilières de l’entreprise ainsi que son empreinte carbone. Le télétravail y joue aussi un rôle important grâce à la réduction des trajets domicile / travail qui génèrent beaucoup d’émissions.

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Le modèle du travail hybride est aussi un excellent argument pour attirer de nouveaux talents, qui recherchent maintenant des entreprises ouvertes aux différentes options de travail et qui répondent au besoin de flexibilité. Le flex office, le coworking, les bureaux fermés, les espaces créatifs… Les collaborateurs peuvent choisir le lieu de travail le plus adapté à leurs activités et à leurs usages. Une flexibilité qui booste la motivation et la performance !

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Les managers, les workplace managers, les ressources humaines et le CEO ont besoin d’être conseillés pour ensuite accompagner les collaborateurs dans leurs choix du meilleur espace de travail. Pour en aller plus loin, consultez notre ebook dédié.