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Le flex office : l’art de réinventer les espaces de travail
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Le flex office : l’art de réinventer les espaces de travail
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La démocratisation du télétravail conduit à la désertion progressive des bureaux. Avec le flex office, l’entreprise redessine les espaces de travail pour les adapter aux besoins des collaborateurs. Open space, phone box, salle de réunion, bureau fermé… Le lieu de travail idéal doit favoriser les moments collaboratifs comme la concentration ! On vous explique pourquoi intégrer le flex office dans votre modèle de travail.
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Le flex office a plusieurs noms : desk sharing, bureau partagé… Mais attention à ne pas le confondre avec le principe du travail flexible, ou flex working, qui consiste à laisser les collaborateurs gérer librement leur emploi du temps.
Avec le télétravail, les salariés ne sont pas présents en même temps au bureau. Le flex office permet donc aux entreprises de repenser les espaces internes en retirant des bureaux individuels. Le but ? Donner plus de place à d’autres types d’espaces et favoriser l’activity-based-working et le travail hybride.
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Le taux d’occupation des postes de travail varie selon le secteur d’activité : il se situe entre 50 et 70 %. Vous pouvez le maximiser en réduisant la surface de travail. Les espaces qui ne sont plus utilisés par les collaborateurs peuvent ainsi être vendus ou sous-loués pour baisser les charges immobilières.
Une autre solution pour réguler le flux de collaborateurs, c’est la délocalisation. Privilégiez les espaces de coworking de proximité pour réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. Les bureaux ne sont plus chauffés inutilement et les collaborateurs passent moins de temps dans les transports pour se rendre sur leur lieu de travail. De plus, l’accès à ces espaces partagés externes permet d’éviter les pics d’affluence au bureau : l’entreprise offre donc un espace de travail agréable et optimal aux employés. Tout le monde est gagnant !
L'aménagement est aussi une part importante du flex office. C’est l’occasion de transformer les zones de travail afin qu'elles correspondent parfaitement aux usages, avec :
Avec le flex office, assurez-vous du bien-être de vos collaborateurs en rendant les espaces de travail plus vivants, plus humains. Pour ce faire, vous pouvez :
Un espace flexible améliore la qualité de vie au travail et permet de casser la routine : les collaborateurs sont plus productifs mais aussi plus satisfaits !
Ce diagnostic vous permettra de déterminer le taux réel d’occupation des bureaux et le nombre de jours où les collaborateurs télétravaillent ou se trouvent dans un espace externe. Pour créer une meilleure adhésion à votre projet de flex office, prenez en compte les habitudes et les besoins de vos collaborateurs.
Bien que le concept de flex office offre plus de souplesse à chacun, il est important de définir des règles pour conserver un cadre de travail agréable. Voici quelques exemples de règles à mettre en place :
Et quelques bonnes pratiques :
Créez des zones de travail pour répondre aux besoins des collaborateurs : espace créatif, espace calme, salle de réunion…
Trouver l’équilibre entre le travail en autonomie et l’accompagnement à distance est la clé pour créer de la flexibilité au travail. Et pour maintenir la cohésion des équipes, les outils de communication seront vos meilleurs alliés. Investissez dans des outils de qualité pour satisfaire vos collaborateurs et éviter la perte de motivation.
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La mise en place du concept de bureaux partagés (ou flex office) doit être progressive. Pour assurer la réussite de votre projet, observez les habitudes de travail de vos collaborateurs, prenez en compte leurs attentes et faites des tests. Certaines entreprises proposent un service d’accompagnement pour instaurer le flex office dans les différentes organisations. Pensez-y !
Testé et approuvé !
En 2021, 82 % des salariés français ont approuvé le concept du flex office.
Tester avant de se lancer
Testez d’abord les nouveaux outils et nouvelles méthodes sur une équipe pilote. Les retours d’expérience vous permettront d’optimiser le processus et de le déployer sur l’ensemble de l’entreprise.