Le flex office : l’art de réinventer les espaces de travail

Flex office : de quoi parle-t-on ?

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Le flex office se fait également appeler desk sharing et bureau partagé. Il est souvent confondu avec le travail flexible, ou flex working, qui consiste à laisser les salariés gérer leur emploi du temps librement.

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Avec le télétravail, les employés ne sont pas présents aux mêmes moments dans les locaux de l'entreprise. Le flex office permet à celle-ci de repenser les espaces internes en réduisant le nombre de bureaux individuels.

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Les intérêts de ce nouveau mode d'organisation ? Donner plus de place à d’autres types d’espaces, favoriser le travail en groupe, s'adapter à l'environnement de travail hybride, et évoluer avec les besoins des entreprises au fil des années.

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Les grands avantages du flex office pour votre entreprise

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La réallocation des surfaces de bureau

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Dans les entreprises françaises, le taux d’occupation des postes de travail varie selon le secteur d’activité : il se situe entre 50 et 70 %. En tant qu'employeur, vous pouvez le maximiser en réduisant la surface de travail. Les espaces qui ne sont plus utilisés par les collaborateurs peuvent être vendus ou sous-loués pour diminuer le coût des charges immobilières.

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Une autre solution pour réguler le flux de collaborateurs : la délocalisation. Privilégiez les espaces de coworking de proximité pour réduire l’empreinte carbone de l’entreprise. Les bureaux ne sont plus chauffés inutilement et les collaborateurs passent moins de temps dans les transports pour se rendre sur leur lieu de travail.

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De plus, l’accès à ces bureaux collectifs externes permet d’éviter les pics d’affluence dans les locaux de l'entreprise. Celle-ci est donc en mesure d'offrir des lieux de travail agréables et fonctionnels aux employés. En d'autres termes, tout le monde y gagne !

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L'aménagement est un élément clé du flex office. Saisissez cette opportunité de transformer les zones de travail afin qu'elles correspondent parfaitement aux usages des collaborateurs, avec :

• Des espaces collaboratifs (création d’une agora pour des workshops créatifs ou des ateliers de brainstorming…) ;
• Des espaces privés (création de box insonorisées pour les collaborateurs qui ont besoin de concentration pour réaliser des tâches complexes…).

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L’amélioration de la performance des équipes

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Avec le flex office, favorisez le bien-être et la productivité de vos salariés en rendant les espaces de travail plus vivants, plus humains. Pour ce faire, vous pouvez :

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• Mettre en place des outils numériques collaboratifs permettant aux équipes de communiquer entre elles avec plus de facilité (Slack, Zoom, Teams…) et de partager leurs connaissances (Miro, Drive, Nuclino, Notion…) ;
• Remplacer le bureau attitré par le bureau flexible et inviter chaque collaborateur à choisir son espace de travail en fonction de ses besoins (concentration, collaboration, réunion, rendez-vous…) et de ses préférences.

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Un espace flexible améliore la qualité de vie au travail et permet de casser la routine : les collaborateurs sont plus détendus, plus motivés et plus productifs.

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La méthode d’application : comment mettre en place le flex office ?

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Réaliser un diagnostic

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La mise en œuvre du flex office implique une analyse préalable qui vous permettra d'obtenir plusieurs données déterminantes :

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• Le taux réel d'occupation des bureaux
• Le nombre de jours de télétravail des salariés
• Le nombre de jours où ces derniers n'occupent pas les locaux de l'entreprise

Pour créer une meilleure adhésion à votre projet de flex office, considérez les habitudes et les besoins des personnes qui y travaillent. En effet, chaque salarié a un modèle de fonctionnement différent. Certains préfèrent un espace fixe, tandis que d'autres apprécient un environnement plus ouvert et flexible. En tant qu'employeur, vous devez leur proposer une solution adaptée à leurs préférences tout en optimisant chaque mètre carré du lieu de travail.

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Définir des règles

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Bien que le concept de flex office offre plus de souplesse à chacun, il est important de définir un cadre et des normes pour conserver une ambiance de travail agréable. Voici quelques exemples de règles à mettre en place :

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• Utiliser une technologie de plateforme de réservation (logiciel sur ordinateur, application mobile…) pour réserver un poste de travail ;
• Ranger et nettoyer les postes de travail avant de les libérer, pour des espaces clean.

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Nos conseils : autorisez les collaborateurs à décorer leur espace de travail temporaire avec leurs objets personnels pour casser l'aspect impersonnel et le manque d’identité au bureau. Prenez soin d'installer des casiers pour ranger les affaires personnelles.

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Quelques bonnes pratiques :

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• Proposer du zone booking : le fait de réserver une place dans un espace de travail pour favoriser l’échange et la collaboration ;
• Pour une transition réussie, il est essentiel de bien choisir un logiciel de flex office qui répond aux besoins spécifiques de votre organisation et facilite la gestion des espaces partagés.
• Organiser des rituels collaboratifs pour maintenir le lien social entre collègues ;
• Assurer un roulement efficace entre télétravail et présence au siège de l'entreprise ;
• Être à l’écoute des besoins pour optimiser l'aménagement du nouveau mode de travail.

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Réaménager les bureaux

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Pour une bonne mise en place du flex office, un aménagement bien pensé est nécessaire. Créez des zones de travail répondant aux besoins des collaborateurs, telles que des espaces de détente, des espaces de créativité, des zones calmes pour la concentration, ainsi que des grandes salles de réunion. Un employeur qui dispose d'un environnement de travail moderne et flexible permet à ses salariés de mieux gérer leur stress et d'améliorer leur productivité. 

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Implémenter une conduite du changement dans le style de management

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Trouver l’équilibre entre le travail en autonomie et l’accompagnement à distance est la clé pour créer de la flexibilité. 

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En période de crise, notamment avec la situation liée au Covid, cette adaptation est devenue encore plus nécessaire. Il est important de garantir un environnement de travail humain et bienveillant pour limiter les risques de désengagement et de perte de motivation.

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Pour maintenir une bonne cohésion au sein des groupes de travail, la communication est votre meilleur atout. Investissez dans des outils de qualité pour satisfaire vos collaborateurs et la perte de motivation. Une mission clé pour satisfaire vos employés. 

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Pour résumer, il est important de favoriser les échanges, même si ceux-ci se font autour d'une table virtuelle. 

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La mise en place du concept de bureaux partagés (ou flex office) doit être progressive. Ce modèle de travail, qui repose sur une utilisation flexible des espaces, permet de réaliser des économies en optimisant l'utilisation des locaux et en améliorant le taux d'occupation des bureaux. 

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Pour travailler à la réussite de ce projet, il est essentiel d’observer les habitudes de travail des managers et des collaborateurs, de prendre en compte leurs attentes en matière de détente, de concentration et de collaboration, et de faire des tests pour ajuster l'aménagement des espaces.

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Certains inconvénients peuvent apparaître si la transition n’est pas bien gérée, notamment en ce qui concerne la gestion des espaces, le manque de repères fixes ou la perte de sentiment d’appartenance pour certaines personnes. C’est pourquoi il est indispensable de créer un environnement de travail équilibré et humain, qui réponde aux besoins professionnels tout en intégrant des zones de détente et de convivialité.

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De plus, certaines entreprises proposent un service d’accompagnement pour instaurer le flex office dans les différentes organisations, ce qui peut faciliter la transition et assurer une mise en place plus fluide. 

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Pensez-y pour garantir le succès de ce projet d’aménagement et offrir à vos collaborateurs un espace de travail adapté à leurs besoins et propice à leur bien-être et à leur productivité.