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Taux d’occupation : définition et enjeux
Dans la gestion des espaces de travail, le taux d’occupation est le pourcentage de postes occupés par rapport à la capacité du bâtiment ou du bureau.
Taux d’occupation : de quoi s’agit-il ?
C’est un indicateur conçu pour exprimer le ratio du nombre d’espaces de travail occupés à un instant T par rapport au nombre total d’espaces de travail disponibles. Il permet d’identifier des schémas de comportement selon les lieux et les jours, et donc, de mieux gérer l’occupation de ses espaces de travail.
Connaître le taux d’occupation d’une entreprise, c’est :
- améliorer la gestion des postes ;
- évaluer si l’occupation de la surface de travail est optimisée ;
- éviter les périodes de trop grande affluence ;
- être capable d’adapter sa stratégie workplace.
Avec les nouvelles organisations autour du travail hybride, il est indispensable de repenser les usages des espaces de travail. Le taux d’occupation est un indicateur clé pour accompagner la mise en place du télétravail ou du flex office au sein d’une entreprise.
Comment calculer le taux d’occupation de ses espaces de travail ?
Pour connaître le nombre de postes occupés, une entreprise peut utiliser :
- un badge d’entrée ;
- des capteurs de présence infrarouge pour détecter les mouvements lorsqu’un bureau ou une salle de réunion se libère ;
- un logiciel de réservation d’espaces de travail.
Pour calculer le taux d’occupation, il suffit d’utiliser la formule suivante :
nombre d’espaces de travail occupés*100/nombre total d’espaces de travail disponibles
Taux d’occupation et taux de foisonnement : des outils d’aide à la décision
Le taux de foisonnement correspond au ratio entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre de collaborateurs. Par exemple, si vous avez 100 salariés pour 60 postes de travail, le taux de foisonnement est de 0,6.
Un indicateur seul ne permet pas d’avoir une vision globale de l’utilisation de ses espaces de travail. Un taux de foisonnement inférieur à 1 peut laisser penser qu’il manque des postes de travail. Or, si on combine cette information avec un taux d’occupation journalier de 70%, on se rend compte qu’il ne manque pas de postes de travail.
En combinant le taux de foisonnement et le taux d’occupation, une entreprise peut prendre des décisions basées sur la donnée, et adapter sa stratégie workplace en conséquence.
Taux d’occupation et stratégie d’entreprise
Activity based working
Il est possible de rentabiliser ses espaces de travail à l’aide de l’activity based working. Il s’agit de repenser les espaces pour les faire correspondre aux usages des collaborateurs. Pour répondre à leurs besoins, il faut :
- prévoir des espaces individuels pour les moments de concentration ;
- créer des espaces collaboratifs pour les moments de partage ;
- proposer des espaces dédiés au bien-être et à la détente.
Dans ce contexte, le taux d’occupation permet de vérifier que les espaces sont bien utilisés, et donc qu’ils répondent aux besoins des collaborateurs.
Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE)
Selon Mike Barnes, Associate Director European Research chez Savills, « le taux d’occupation journalier des bureaux montre que les mardis (63%), mercredis (62%) et jeudis (62%) sont les jours où les bureaux sont les plus fréquentés, avec des niveaux d’occupation similaires. »
Dans le cadre de la RSE, le taux d’occupation peut contribuer à réduire le gaspillage énergétique. Si les bureaux sont vides certains jours de la semaine, l’entreprise peut couper le chauffage et l’éclairage. Un petit geste pour la planète et des économies pour l’entreprise !
Le taux d'occupation est un indicateur qui mesure le pourcentage d'espaces de travail occupés à un moment donné par rapport au nombre total d'emplacements de travail disponibles dans l'entreprise.
