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Qu’est-ce que le desk booking ?
Le desk booking consiste à réserver un bureau dans un espace de travail, grâce à un outil de réservation. Chaque collaborateur est libre de faire une réservation depuis un système dédié.
Desk booking : système de réservation de bureaux
Le desk booking permet de réserver un poste de travail à l’aide d’une application mobile ou de tout autre système de réservation. Sur l’interface utilisateur, les collaborateurs peuvent consulter les espaces de travail disponibles et les réserver selon leurs besoins.
Les administrateurs de l’application ou du logiciel de réservation de bureau ont également la possibilité de définir des règles d’accès aux postes de travail selon les utilisateurs.
Pour une entreprise organisée en flex office, les salariés n’ont pas de bureaux attitrés. Le desk booking permet d’anticiper leur présence dans les locaux, et de leur assurer un poste de travail à l’avance.
À qui s’adresse le desk booking ?
Pour savoir si la mise en place du desk booking est pertinente pour votre entreprise, il faut calculer le taux de foisonnement, c’est-à-dire le ratio entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre de collaborateurs. Le desk booking est particulièrement intéressant quand le taux de foisonnement est inférieur à 1. Il y a ainsi moins de postes de travail disponibles que de collaborateurs.
Le desk booking ne s’applique pas seulement aux bureaux fermés et aux salles de réunion internes à l’entreprise. Il peut aussi s’appliquer aux espaces de coworking.
Le desk booking pour une meilleure expérience utilisateur
La mise en place d’un système de desk booking peut répondre à un besoin d’organisation, notamment pour un espace de travail en flex office.
Grâce à cet outil, chaque collaborateur peut voir s’il y a des postes de travail disponibles. En réservant un bureau, le collaborateur s’assure une place avant sa venue. Si l’espace de travail est saturé, le desk booking lui évite un déplacement inutile.
Le desk booking favorise également l’activity based working. Les collaborateurs ont la possibilité de choisir le lieu et le type de bureau en fonction de leurs activités. Par exemple, ils peuvent choisir un bureau fermé pour réaliser une mission confidentielle ou répondre à un besoin de concentration.
Côté bien-être des salariés, ce concept promet autonomie et flexibilité aux collaborateurs, tout en réduisant le stress associé au fait de ne pas savoir où l’on va travailler.
Desk booking et taux d’occupation pour optimiser les bureaux
Les logiciels de desk booking peuvent fournir le taux d’occupation des espaces de travail. Combiner le taux d’occupation et le taux de foisonnement, c’est-à-dire au ratio entre le nombre de postes de travail disponibles et le nombre de collaborateurs, permet d’orienter les stratégies d’optimisation des bureaux.
Desk booking, hot desking, zone booking : comment faire la différence ?
Zone booking
Le zone booking s’appuie sur le même principe que le desk booking, seulement les collaborateurs réservent une place dans une zone de travail et non un bureau spécifique. À travers une occupation collective de l’espace, ce concept incite au partage et à la convivialité.
Hot desking
Comme pour le desk booking, les postes de travail ne sont pas attitrés. En revanche, le collaborateur trouve un bureau en arrivant dans l’espace de travail, sans avoir à le réserver. Le hot desking brise la routine, favorise la convivialité et la flexibilité dans les espaces de travail.
Avec le desk booking, les collaborateurs peuvent réserver un bureau ou un poste de travail à l’aide d’une application mobile ou de tout autre système de réservation.
