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Qu’est-ce que le hot desk ?
Avec l’essor du travail hybride, le concept de « hot desk », c’est-à-dire un poste de travail non attribué, est devenu de plus en plus populaire. Il répond d’ailleurs à plusieurs objectifs : donner la possibilité aux employés de choisir leur place, maximiser le taux d’occupation, et réduire les espaces de travail inoccupés.
Comment fonctionne le hot desking ?
Contrairement au desk booking, les collaborateurs qui utilisent le hot desking ou « hot desk » n’ont pas besoin de réserver un bureau. Ils s’installent à l’un des postes de travail libres en arrivant sur place. Ce concept s’applique aussi bien dans les locaux de l’entreprise, que dans des bureaux privés ou des espaces de coworking.
Le hot desk permet aux collaborateurs de changer d’espace de travail à la volée. Le poste choisi lors de l’arrivée sur le lieu de travail n’est pas déterminé pour la journée entière. Chacun peut donc s’asseoir à un bureau, puis le quitter quelques heures plus tard au profit d’un autre. L’avantage du hot desk est de pouvoir changer d’environnement de travail et varier les services proposés.
Dans les espaces de coworking, des services sont souvent inclus dans les formules hot desk :
- une connexion Wi-Fi ;
- des prises de courant ;
- des cabines téléphoniques ;
- des espaces de détente partagés (cuisine, cafétéria, etc.) ;
- des casiers de rangement.
Faut-il se mettre au hot desk ?
Avantages
Le hot desking présente de nombreux avantages :
- La flexibilité.
Les collaborateurs peuvent changer d’espace de travail au gré de leurs envies.
- Le dynamisme.
Changer régulièrement de poste de travail permet d’éviter la routine et contribue à motiver les salariés.
- La collaboration.
C’est une approche tournée vers la convivialité et l’occupation collective de l’espace, pour favoriser les échanges.
- Le taux occupation.
Le hot desk permet de réduire les espaces inoccupés, et donc d’améliorer le taux d’occupation des bureaux.
Dans le cadre des espaces de coworking, les avantages du hot desking sont encore plus prononcés. Le coworking est un vecteur encore plus fort de flexibilité, dynamisme et collaboration. Les coworkers ont non seulement la possibilité de changer d’espace de travail au sein d’un coworking, mais aussi de changer de lieu de coworking pour plus de diversité. La collaboration, quant à elle, va aussi plus loin avec des échanges à la fois intra et interentreprises.
Inconvénients
Le hot desk n’est pas la solution la plus adaptée pour les collaborateurs qui réalisent des missions confidentielles ou traitent des informations sensibles. Des bureaux fermés offriront plus d’intimité à ces salariés.
Les changements réguliers de poste de travail peuvent également être problématiques pour les équipes qui ont besoin de collaborer en continu. Par exemple, si deux collaborateurs ont besoin d’être côte à côte pour travailler, ils n’ont aucune garantie que cela sera possible avec le hot desking.
Par ailleurs, le poste de travail n’est pas personnalisé puisqu’il faut le laisser à quelqu’un d’autre au moment de le quitter. Les collaborateurs peuvent alors avoir plus de difficultés pour s’approprier l’espace et s’y sentir à l’aise. L’entreprise peut proposer un système de rangement pour que les employés puissent conserver en toute sécurité leurs objets personnels, comme les ordinateurs portables.
Le hot desk permet aux salariés ou aux travailleurs indépendants de choisir un espace de travail en adéquation avec leurs besoins et activités du moment.
