Zone booking vs. Desk booking : avantages et inconvénients

Zone booking et desk booking : quelles différences ?

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Desk booking : de quoi parle-t-on ?

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Le desk booking est un système de réservation où les collaborateurs choisissent, à travers un logiciel ou une application, un poste de travail. Si la réservation se fait en toute autonomie, elle doit suivre la politique et les règles imposées par l’entreprise, comme le nombre de jours maximum pour choisir une place à l’avance, par exemple.

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Zone booking : une évolution du desk booking ?

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Le zone booking est, lui aussi, un système de réservation. À l’inverse du desk booking, il garantit une place libre dans une zone spécifique au sein de l’espace de travail. Il n’y a donc pas de bureau attitré : les collaborateurs choisissent un poste de travail une fois sur les lieux. L’approche du zone booking est plus humaine, tournée vers le partage, la collaboration et l’occupation collective de l’espace. 

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Quels sont les bénéfices pour votre entreprise et pour les salariés ?

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#1 – Renforcer l’interaction et la collaboration grâce au zone booking

Le zone booking contribue à renforcer la marque employeur en donnant plus de liberté et de confiance aux salariés. De plus, les managers disposent d’une meilleure visibilité sur l’usage des espaces de travail grâce à la data issue du logiciel ou de l’application de réservation.

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Avec ces données, vous pouvez donc répartir plus intelligemment les collaborateurs : par département, par équipe projet sur un étage, etc. pour faciliter les échanges ;

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#2 – Sécuriser sa place individuelle avec le desk booking

Le desk booking est idéal pour assurer la transition vers le flex office : la réservation d’un poste de travail attitré pour la journée offre un côté rassurant aux collaborateurs, notamment pour les populations et les secteurs d’activité plus traditionnels.

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#3 - Réduire ses coûts immobiliers avec le zone et le desk booking

Pour les entreprises, le zone et le desk booking permettent aussi de :

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• monétiser les espaces de travail inutilisés pour réduire les coûts immobiliers : si le télétravail est obligatoire trois jours par semaine, les bureaux sont vides 70 % du temps – c’est donc l’occasion de les louer à des personnes extérieures à l’entreprise ;
• optimiser le taux d’occupation : avec le desk booking, les salariés peuvent seulement réserver un bureau à l’intérieur de l’entreprise. Si l’un d’entre eux a choisi une place à l’avance mais que tous les autres travaillent à distance, cela risque de créer un sentiment d’isolement, donc d’encourager la désertion du bureau. Le zone booking, quant à lui, élargit les possibilités : le salarié peut rejoindre une autre zone de travail pour échanger avec les collègues présents.

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Quels sont les inconvénients de ces systèmes de réservation ?

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Zone booking : une approche trop globale ?

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Le zone booking peut être perçu comme une source de stress pour les collaborateurs plus en retrait, à la personnalité plus introvertie, et qui aurait besoin d’un peu d’intimité. 

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Le dernier inconvénient lié au zone booking, c’est le risque de déception. Les postes les plus demandés (proche d’une fenêtre…) sont vite réservés, ce qui laisse moins de choix aux collaborateurs qui arrivent un peu plus tard que d’autres sur leur lieu de travail.

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Desk booking : le retour de la monotonie ?

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Les collaborateurs réservent leur poste de travail sur un logiciel ou une application. Le risque, c’est qu’ils choisissent continuellement les mêmes postes, et reviennent plus ou moins à leurs anciennes habitudes de bureaux attribués. La monotonie est de retour : par manque de mobilité, les équipes ne se mélangent plus.

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Le desk booking implique l’utilisation d’un logiciel ou d’une application qui doivent être couplés avec du hardware, comme des capteurs pour vérifier la disponibilité des postes de travail. En plus d’entraîner des coûts supplémentaires, les collaborateurs peuvent se sentir un peu trop contrôlés.

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Quels critères à prendre en compte pour choisir son outil de réservation de bureaux ?

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Qu’il s’agisse du zone booking ou du desk booking, la réservation est tout aussi fiable. Pour choisir entre les deux systèmes, il faut prendre en compte les objectifs pour améliorer la qualité de vie au bureau et les besoins des salariés.

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• L’entreprise est-elle plutôt tournée vers une culture collaborative ou individuelle ?
• Est-ce que le taux d’occupation des bureaux est sous-optimisé ? Si oui, pour quelles raisons ?

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Répondre à ces deux questions vous aidera à déterminer la solution qui correspond à l’entreprise et à ses collaborateurs.

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En un an seulement, la demande d’outils de réservation a augmenté de 30 %. Avec la mise en place des nouveaux modes de travail, les salariés ne travaillent plus toujours au même endroit : au bureau, dans un espace de coworking, en télétravail… Les outils de réservation vous permettent de mieux organiser les espaces de travail et d’optimiser le taux d’occupation.

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Les solutions comme worklib vous proposent des services d’accompagnement sur mesure pour déployer un système de réservation adapté à votre entreprise. Pensez-y !

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