Comment transformer les espaces de travail en entreprise ?

L’émergence de l’activity-based working

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De quoi s'agit-il ?

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Le principe de l’activity-based working, ou « ABW », s’appuie sur la liberté du salarié à choisir son environnement de travail selon ses besoins et les tâches à réaliser dans la journée.

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Au sein de ce nouveau modèle, les bureaux ne sont donc plus attribués à l’un ou à l’autre : chacun est libre de choisir le poste de travail le plus adapté à ses attentes, ce qui améliore la productivité. L’activity-based working, encourage également les échanges sociaux et incite les salariés à se déplacer dans les espaces partagés, favorisant ainsi la collaboration.

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Pour que cette mise en pratique soit efficace, les entreprises doivent reconsidérer l'usage du bureau et repenser l'organisation de leurs espaces de travail.

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L'accompagnement par des experts devient alors un atout essentiel pour adapter l'offre d'espaces aux besoins de chaque fonction. Cette démarche permet une évolution continue de l’environnement professionnel et une mise en place de pratiques favorables à la productivité et au bien-être au sein de l'entreprise, qu’il s’agisse d’un site unique ou de plusieurs établissements.

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Quels sont les prérequis de l’activity-based working ?

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La gestion du changement

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L’activity-based working entraîne de nombreux changements dans une entreprise. Pour tirer parti de ce futur mode d'organisation, elle doit considérer plusieurs éléments clés pour atteindre ses objectifs de transformation. Voici les principaux : 

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• Les solutions informatiques : ces outils doivent être à la fois collaboratifs et sécurisés, avec une offre qui s'adapte aux besoins de flexibilité et favorise le développement de l'innovation. 

• Les comportements humains : il faut privilégier le management transversal qui repose sur la confiance, réduisant le contrôle permanent des performances et encourageant des actions plus autonomes. 
• Les espaces de travail : si les bureaux doivent être réorganisés pour mieux convenir aux besoins des collaborateurs, ces derniers doivent être libres de choisir le lieu où exercer leurs activités.

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Quels espaces de travail faut-il proposer ?

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Si les espaces de travail constituent le cadre professionnel de base pour les collaborateurs, ils représentent aussi un élément impactant le management.

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Pour assurer le bien-être des collaborateurs et augmenter leur productivité, les entreprises doivent repenser et transformer leurs locaux. Certains dirigeants transforment d’anciens bureaux fermés en espaces de convivialité ou de détente pour les dédier à la collaboration et aux échanges.

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Le plus important est de créer plusieurs zones avec des ambiances différentes pour correspondre à chaque besoin :

• Encourager les échanges entre les équipes ;
• Stimuler la créativité (séance de brainstorming…) ;
• Favoriser la concentration…

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L’open space : champion du travail collaboratif

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L’avantage de l’open space, c’est qu’il permet aux collaborateurs de partager leurs connaissances et de découvrir les enjeux des autres métiers de l’entreprise. De plus, par son caractère collaboratif, il renforce la cohésion d’équipe et améliore la qualité des interactions.

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Les barrières entre collègues ou entre collaborateurs et managers sont levées, réduisant ainsi les distances hiérarchiques. Tous les membres de l’entreprise échangent plus facilement, ce qui permet de réduire le temps perdu. Un espace ouvert, couplé aux nouveaux outils numériques, favorise la communication et limite l’isolement que peuvent ressentir certains collaborateurs dans un bureau fermé et individuel.

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Le design de ces espaces peut également être modifié pour s’adapter aux besoins spécifiques de chaque équipe, offrant ainsi une grande flexibilité dans l’aménagement et une meilleure efficacité au quotidien.

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Le bureau fermé et la phone box pour plus de calme et de confidentialité

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Le poste de travail idéal n’est pas toujours au centre de l’open space. Les collaborateurs qui recherchent un lieu calme et isolé, propice à la concentration, préfèrent le bureau fermé ou la phone box.

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Ces espaces de travail sont indispensables pour les salariés qui échangent des informations confidentielles avec des partenaires de l'entreprise, qui organisent des événements professionnels ou qui conduisent des entretiens d'embauche.

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Les incontournables salles de réunion

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La salle de réunion est toujours utile pour les collaborateurs qui souhaitent se rencontrer tout en évitant les nuisances sonores de l’open space. Elle est essentielle pour :

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• Réaliser des sessions de brainstorming et favoriser l'innovation ;
• Débriefer à la fin d’une séance (de brainstorming, d’un meeting avec les clients…) ;
• Utiliser des équipements spécifiques (comme une pieuvre pour la captation du son ou des dispositifs de vidéo pour faciliter les réunions à distance).

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Les espaces semi-cloisonnés

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À l’aide de cloisons mobiles, il est possible de créer un espace privatif au centre de l’open space ou d’aménager un espace de passage, comme un couloir. Ces aménagements flexibles permettent à l'organisation de s'adapter facilement aux besoins changeants des équipes.

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Les espaces semi-cloisonnés jouent également un rôle clé en favorisant la sérendipité, la collaboration fluide et les échanges d’informations. Ils offrent également un équilibre entre ouverture et intimité pour des tâches variées, selon les exigences du moment.

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Les espaces externes au bureau

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Coworking, télétravail… Les nouvelles approches de travail facilitent le quotidien des collaborateurs et leur offrent l'opportunité de briser la routine en exerçant leurs activités en dehors des murs de l’entreprise. Dans le secteur immobilier, par exemple, ces changements transforment également l'utilisation des espaces, en permettant d'organiser un rendez-vous client ou un séminaire dans un espace de coworking.

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Les avantages de l’activity-based working

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L’activity-based working permet :

• De favoriser la productivité grâce au choix du lieu pour chaque mission, avec les bonnes personnes et le bon équipement ;
• De renforcer la collaboration entre les équipes ;
• De booster la dynamique de travail grâce au changement d'environnement.

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Des études montrent que plus l’espace de travail est adapté à l’activité du collaborateur, plus la motivation est forte. Au final, l’activity-based working améliore la productivité de chacun !

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L’aménagement des espaces de travail doit répondre aux besoins des collaborateurs. En effet, dans un monde professionnel en pleine évolution, il est important de modifier et d'adapter les bureaux pour soutenir les nouvelles méthodes de travail.

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Au bureau, il est nécessaire de fournir une salle de réunion insonorisée et des espaces propices à la collaboration, à la concentration et à la créativité. Mais en laissant vos collaborateurs travailler en dehors des murs de l’entreprise, vous diversifiez les environnements et favorisez leur productivité. 

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Cerise sur le gâteau, l’activity-based working est un concept qui s’adapte parfaitement au travail hybride : chaque espace est pensé pour répondre à un besoin spécifique. Cette transformation implique plusieurs étapes d’adaptation, pour accompagner vos équipes dans la mise en place de ce modèle et favoriser l'innovation au quotidien. 

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Alors, qu'attendez-vous pour entamer ces transformations dans vos locaux ?