L'onboarding à l'ère du travail flexible : comment adapter son processus d'intégration ?

L'impact du travail hybride sur les attentes des collaborateurs en termes d’intégration

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À l'ère du travail flexible, l'onboarding – ou processus d'intégration des nouveaux collaborateurs – revêt une importance nouvelle et… complexe.

Il s’agit maintenant de jongler entre le physique et le digital, de coordonner les équipes sur site et à distance, pour offrir une expérience d'intégration fluide et engageante. Un véritable numéro d’équilibriste.

Intégrer chaque nouvelle recrue tant sur le plan humain que professionnel est capital. Et il en va de son implication et de sa performance pour la suite. Sinon, gare à la démission précipitée ! Une intégration mal menée peut avoir des conséquences humaines et financières importantes pour l’entreprise.

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1 cadre sur 3 a déjà quitté une entreprise en raison d'une intégration mal gérée(1). Aïe ! Un chiffre préoccupant, surtout quand on sait qu’un onboarding raté peut également coûter entre 100% et 300% du salaire de l’employé à l’entreprise, soit environ 7 000 €(2). Un gâchis financier et humain que l'on peut éviter avec une bonne stratégie préparée en amont.

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Arrivée de nouvelles recrues dans l’organisation : une expérience d’intégration à réinventer

Adieu le fantasme de la facilité dans l’accueil d’un collaborateur : un café sur Zoom et une présentation de la direction ne suffiront pas ! La phase d'intégration doit permettre à l’arrivant de devenir opérationnel rapidement, mais également de nouer des relations avec ses collègues et de l'immerger dans la culture de l'entreprise.

Un nouvel employé met en moyenne 6 à 8 mois pour devenir pleinement efficace(2). Cette phase d'acculturation doit créer un environnement où les nouvelles recrues se sentent soutenues, connectées et motivées. Et ce, dans la durée.

Comme l’indique Laloux dans Reinventing Organizations : « La profondeur des relations est une condition à une collaboration productive et joyeuse »(3). En ce sens, l'organisation doit choisir les bons outils, digitaux ou non, pour aider les nouvelles recrues à créer des liens de qualité.

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Les outils digitaux, alliés de taille pour un onboarding en distanciel réussi 

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Le choix des outils doit donc se porter sur des médiums capables de favoriser la création de liens qualitatifs, de faciliter l’apprentissage et de permettre les échanges au sein des équipes. Voici quelques pistes à privilégier : 

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• Les plateformes collaboratives : utiliser des plateformes comme Slack ou Microsoft Teams permet de créer des groupes de discussion. Par exemple, des espaces de questions-réponses peuvent être mis en place pour répondre aux interrogations des nouveaux arrivants. Cela encourage les interactions entre les employés à onboarder et les plus anciens, et permet de transmettre du savoir.
  
  
• Les espaces de communication informels en ligne : comme l’explique Camille Imhoff, Docteure en Sciences de l'information et de la communication, les réseaux de sociabilisation informels sont essentiels pour créer un collectif vivant et dynamique(4). Cela favorise les échanges de bonnes pratiques, la circulation de l'information et l'expression de l'émotionnel et de l’imaginaire, éléments souvent négligés au profit d’une approche strictement rationnelle. Ces espaces sont la machine à café 2.0 et ils sont capitaux.
  
  
• Le présentiel reste un des piliers d'une bonne intégration : qui dit onboarding à distance, ne dit pas exclusion totale du bureau. Malgré l’essor et la pertinence des outils digitaux, le présentiel demeure essentiel pour renforcer les liens et transmettre la culture d'entreprise de manière plus authentique. Des outils comme Worklib permettent de gérer efficacement la présence au bureau et de planifier des jours de travail en présentiel. Cela peut faciliter la coordination des rencontres en personne et aider à maintenir un équilibre entre le travail à distance et les interactions en personne.

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En mixant les approches, l’entreprise s’assure de s’emparer de toutes les bonnes pratiques à sa disposition pour réussir l’onboarding des nouveaux arrivants.

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Créer un sentiment d'appartenance à l'entreprise malgré la distance

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Vous l’aurez compris, un des plus grands défis de l'onboarding à l'ère du travail flexible est de créer un fort sentiment d'appartenance et d'engagement parmi les nouvelles recrues.

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Concevoir une stratégie pour transmettre les valeurs et la mission de l’organisation

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Pour que les nouvelles recrues s'approprient les valeurs et la mission de l'entreprise, il est essentiel de mettre en place des supports accessibles à tous à distance pour s’en imprégner. Cela peut prendre la forme de vidéos de présentation de l’entreprise, de webinaires par équipe, ou de sessions de questions-réponses en direct avec des membres de la direction.

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Ces initiatives aident les employés tout juste arrivés à s’imprégner de la culture de l’entreprise dès le démarrage et d’en comprendre le fonctionnement et les objectifs plus finement.

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Team building et offsite : briser la glace lors de temps forts en présentiel

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Et n’oublions pas les très plébiscités team buildings et offsites ! Ces moments de rencontre en personne sont parfaits pour briser la glace. Ils permettent de créer des souvenirs qui renforcent le sentiment d’appartenance. Une fois les recrues bien intégrées, elles n’auront plus qu’une envie : rester et s’investir dans leur nouveau poste. 

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En adaptant l’onboarding aux réalités du travail hybride et aux attentes des employés, les entreprises peuvent élargir leurs horizons de recrutement et renforcer l'engagement des nouvelles recrues. L'essentiel est de trouver un équilibre entre digital et présentiel. Un onboarding réussi, c’est l’assurance d’une équipe soudée et performante sur le long terme, tout en respectant les besoins individuels. Tentant, non ?

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<font size="-1">Nos sources</font>

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<font size="-1">(1) https://cadremploi-edito.cdn.prismic.io/cadremploi-edito/26d7f502-fe4e-4c2a-8ce3-55a1395baa0a_CP_ETUDE_ONBOARDING_-_version_definitive.pdf </font>

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<font size="-1">(2) https://blog.workelo.eu/les-chiffres-cles-de-lonboarding/ </font>

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<font size="-1">(3) Laloux, Reinventing organization, Diateino (2017) p.101 </font>

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<font size="-1">(4) https://shs.cairn.info/revue-management-et-avenir-2017-3-page-85?lang=fr </font>