Comment mesurer le taux d’occupation au bureau et les besoins en surfaces immobilières ?

Mesurer la présence au bureau : la tech à votre service

‍

Soyons honnêtes, la question « Comment mesurer le nombre de mètres carrés nécessaires par collaborateur ? » peut vous donner du fil à retordre. Mais pas de panique, de nombreux outils peuvent vous aider ! Explorez les technologies émergentes pour recueillir des données sur la fréquentation de vos bureaux. Vous connaîtrez ainsi les jours les plus populaires pour le travail en présentiel et le taux d’occupation réel de vos postes de travail.

‍

Les outils de gestion des présences

‍

Les nouveaux modes d’organisation du bureau, comme le zone booking, impliquent l’utilisation de solutions pour gérer la présence des collaborateurs sur site. Les plateformes comme Worklib fournissent des informations précieuses sur l’occupation des espaces de travail. Ces données servent à la fois à l’aménagement des espaces de travail et à la planification des présences.

‍

‍

Les capteurs intelligents

‍

Certaines entreprises vont encore plus loin dans les nouvelles technologies en installant des capteurs de présence. Ces derniers permettent une analyse plus fine et en temps réel de l’occupation des différents espaces de travail. 

‍

Il existe divers types de capteurs de présence :

• le comptage de personnes via une caméra ;
• des capteurs infrarouges ;
• des capteurs à ultrasons.

‍

Le bon vieux pointage

‍

Admettons-le, ce n’est pas la méthode la plus moderne. Les collaborateurs badgent à l’entrée et à la sortie des locaux pour signaler leur arrivée et leur départ. Ils utilisent une carte d’accès électronique, dont les données peuvent être récoltées pour mesurer la présence au bureau.

‍

Identifier les tendances de fréquentation du bureau

‍

Analysez les données recueillies précédemment pour identifier les tendances de fréquentation de vos espaces de travail :

• Y a-t-il des pics d’affluence ou des heures creuses ?
• Comment sont occupés les différents espaces ?
• Faut-il revoir l’usage de certains espaces ?

‍

Vous utilisez un système de zone ou desk booking ? Déterminez les espaces ou les postes de travail les plus demandés, et enquêtez sur les raisons de cette popularité. Vous en tirerez des enseignements précieux.

‍

Les tendances de fréquentation identifiées doivent être mise en corrélation avec les politiques de l’entreprise et peuvent les influencer. Par exemple, pour assurer une répartition homogène des présences au bureau, vous pouvez choisir d’imposer les jours de présence par équipe.

‍

Quelques chiffres sur le taux d’occupation

‍

Le taux d’occupation varie en fonction des jours de la semaine. C’est le mardi qui est en tête avec un taux d’occupation à 63%, suivi de près par le mercredi et le jeudi (62%). Les bureaux sont bien moins fréquentés le lundi et le vendredi(1).

‍

À retenir

‍

Un conseil : lorsque vous analysez ces données, prenez bien en compte les jours de télétravail, le taux naturel de congés et les arrêts maladie. Sinon, l’interprétation de vos résultats risque d’être faussée.

‍

Intégrer les facteurs externes ayant un impact

‍

De nombreux facteurs peuvent influencer vos besoins en surfaces immobilières :

• vos politiques de travail hybride ;
• vos initiatives de travail à distance, notamment la mise à disposition de bureaux satellites ou d’espaces de travail en dehors des murs du bureau pour vos collaborateurs ;
• vos prévisions concernant l’évolution de votre masse salariale (recrutement, turn over, etc.).

‍

Passez-les au peigne fin pour avoir une vision globale de votre stratégie workplace.

‍

Définir des stratégies d’optimisation des espaces de travail

‍

Vous avez recueilli et analysé une multitude d’informations et de données sur la fréquentation de vos bureaux. Définissez à présent des stratégies d’optimisation des espaces de travail. 

‍

Ces dernières doivent mettre l’accent sur trois points importants :

1. la flexibilité des bureaux et la gestion des postes de travail partagés ;
2. l’adaptation de la surface immobilière aux besoins évolutifs de l’entreprise ;
3. la rentabilité des espaces de travail.

Voici quelques exemples de stratégies d’optimisation de vos surfaces immobilières :

‍

• Mettre en place du corpoworking pour rentabiliser les espaces de travail inoccupés ;
• Réduire votre surface de bureau pour maximiser le taux d’occupation ;
• Ouvrir un bureau satellite dans une zone géographique très fréquentée par vos collaborateurs.

‍

‍

Évaluer vos besoins en surfaces immobilières grâce à une approche basée sur la donnée. Recueillez toutes les données nécessaires grâce aux nouvelles technologies. Analysez ces données pour déterminer les comportements de vos collaborateurs. Intégrer les facteurs externes dans votre prise de décision. Optimisez vos espaces de travail. Le tour est joué !

‍

‍

<hr>

‍

<font size="-1">Nos sources</font>

‍

<font size="-1">(1) https://www.savills.fr/blog/article/345205/france-commercial-fr/cp-occupier-occupancy-2023.aspx </font>