Termes associés
Desk sharing définition
Le desk sharing met fin au bureau individuel : il réinvente la manière de s’approprier l’espace de travail pour mieux répondre aux besoins d’agilité, de collaboration et de mobilité des collaborateurs. Est-ce une bonne solution pour toutes les entreprises ? On fait le point.
Qu’est-ce que le desk sharing ?
Le desk sharing (ou bureau partagé) est un mode d’organisation qui supprime les espaces de travail attitrés. Le concept du bureau individuel fermé que chacun décore avec ses effets personnels est terminé. L’idée, c’est d’encourager la collaboration et de renforcer l’esprit d’équipe à travers le partage des bureaux.
Avec l’arrivée des nouveaux modes de travail, le taux d’occupation a diminué. Pour optimiser l’espace, les entreprises peuvent réduire le nombre de bureaux individuels pour ouvrir la surface de travail et la transformer en open space.
Quelles différences avec le flex office ?
Le desk sharing et le flex office partagent le même objectif : s’approprier collectivement un espace de travail non attitré.
- Le desk sharing consiste à réduire les bureaux individuels grâce à la mise en place du télétravail.
- Le flex office va plus loin en créant d’autres types d’espaces de travail au sein de l’entreprise pour répondre aux différents usages (concentration, collaboration…). Pour aller plus loin, la démarche du flex office peut être couplée à des espaces extérieurs à l’entreprise pour diversifier les propositions. Dans ce cas, on se dirige vers le concept de l’activity based working.
Quelles sont les bonnes pratiques pour mettre en place le desk sharing ?
Pour initier le passage au desk sharing, il est indispensable d’identifier les habitudes et les besoins des différents services pour choisir le bon ratio de bureaux. Si, à priori, tout le monde est concerné, les employés du service comptabilité, par exemple, sont plutôt sédentaires, alors que ceux du service commercial sont souvent en déplacement pour rencontrer les clients, laissant leurs bureaux plus souvent vacants.
Ensuite, il faut mettre à disposition des collaborateurs les outils adaptés, tels que :
- un logiciel ou une application pour trouver une place et la réserver en temps réel ;
- une solution de pilotage du flex office pour définir les espaces et vérifier le taux d’occupation des bureaux.
Si nécessaire, l’entreprise devra peut-être réaliser des travaux d’aménagement pour créer de nouveaux espaces communs, tels qu’une zone de réunion ou de détente – cela favorise la mobilité et le bien-être des employés.
Quels sont les freins du desk sharing ?
Les inconvénients du desk sharing sont à prendre en compte, notamment :
- la perte de repères ;
- le manque de personnalisation des postes de travail ;
- un pic d’affluence inattendu…
Pour éviter les freins et déployer avec succès le concept de desk sharing, il faut impliquer les collaborateurs (organisation des espaces, choix du mobilier…) et établir des règles de fonctionnement.
À la clé ? Une optimisation de la collaboration, de l’esprit d’équipe et du bien-être des collaborateurs !
