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Office Managers : les nouveaux architectes du travail hybride
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Johanna
07/10/2024
Travail hybride
Office Managers : les nouveaux architectes du travail hybride
Temps de lecture : 0 mn
S’il y a un métier qui s’est réinventé bien des fois ces dernières années, c’est celui d’Office Manager. Le travail hybride s'imposant comme la nouvelle norme, ce rôle a radicalement évolué. Ils sont passés d’une fonction initiale de gestion des espaces de bureaux à un rôle stratégique pivot, visant à assurer flexibilité, sécurité et cohésion des équipes. Et ce, quel que soit le mode de travail. Des superhéros de la qualité de vie au travail, en somme !
Alors, comment ces professionnels – souvent dans l’ombre – s'adaptent-ils pour répondre à ces nouvelles exigences ? Ce changement de paradigme appelle une réinvention continue de leurs compétences et de leurs outils. Il est temps de mettre un coup de projecteur sur celles et ceux qui jouent un rôle central dans la transformation de l'organisation du travail.
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Comment le travail hybride redéfinit-il le rôle des Office Managers ?
Cette transition vers le travail flexible a bouleversé le quotidien des employés et des entreprises, créant de nouvelles priorités organisationnelles. Et le plus souvent, ce sont les Office Managers qui en assurent la transition opérationnelle. Pour réussir cette mutation, leur rôle s’étend à trois axes majeurs.
Faciliter la flexibilité et la mobilité des équipes
L’un des premiers enjeux auxquels les Office Managers doivent nouvellement répondre est celui de la gestion de la flexibilité. Le travail hybride induit une organisation où les collaborateurs alternent entre télétravail et présence physique au bureau. On les voit, on les voit plus. On les voit plus, on les voit.
Cette présence fluctuante des collaborateurs nécessite d’adopter des outils numériques adaptés pour monitorer leurs allées et venues, et ainsi assurer une coordination sans faille. C’est d’ailleurs une de nos spécialités chez Worklib : vous aider à concevoir et piloter votre stratégie de travail hybride. Que ce soit pour anticiper le nombre de places assises disponibles, la réservation d’espaces, le suivi des équipements ou l’accès aux ressources partagées, les Office Managers deviennent de véritables chefs d’orchestre de l’aménagement des espaces de travail hybrides.
Créer des environnements de travail attractifs et sûrs
Une autre de leur top priorité est d’assurer la sécurité et le bien-être des employés, qu'ils soient au bureau ou à la maison. En ce sens, les Office Managers jouent un rôle essentiel en créant des environnements de travail à la fois attrayants, fonctionnels et sûrs.
Au bureau, cela se traduit par l’aménagement des espaces pour respecter les besoins des collaborateurs en mettant en place des équipements qui favorisent leur bien-être. Cela peut prendre la forme de postes de travail ergonomiques, d’espaces collaboratifs modulables ou encore de zones de repos adaptées.
À distance, les Office Managers veillent à ce que les employés disposent du matériel nécessaire pour travailler dans de bonnes conditions (que ce soit chez eux ou dans un espace de coworking) et puissent accéder à des ressources qui favorisent leur santé et leur productivité. L’exemple des nouveaux bureaux de BlaBlaCar en est une parfaite illustration : c’est un lieu pensé en 100% flex office, pour favoriser les rencontres, au travers d'espaces de travail et d’espaces de vie.
Fédérer et maintenir la culture d’entreprise
Dans un contexte où les équipes sont géographiquement dispersées, préserver la culture d’entreprise et renforcer le sentiment d’appartenance est un nouvel enjeu qui peut ressembler à un numéro d'équilibriste. Pour relever ce défi, les Office Managers intègrent désormais une dimension événementielle à leur scope. Ils organisent des événements hybrides qui réunissent les employés, qu’ils soient au bureau ou en télétravail.
Ces moments sont essentiels pour recréer des liens, renforcer l’esprit d’équipe, et rappeler à tout le monde qu’ils font partie d’une aventure commune. Tiens, ça nous rappelle d’ailleurs la puissance des rituels pour renforcer le collectif.
En collaboration avec les équipes RH, ils peuvent mettre en place des programmes de bien-être, des team buildings, ainsi que des communications régulières pour s'assurer que les valeurs de l'entreprise restent présentes dans l’esprit des collaborateurs.
Les nouvelles compétences indispensables des Office Managers
Face à l'élargissement de leurs missions, les compétences des Office Managers ont dû évoluer et s’étoffer. Leur rôle se définit aujourd'hui comme « la fusion des fonctions de responsable administratif et financier et de responsable des services généraux. Son objectif : faciliter la vie des opérationnels pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier. ».(1)
Piloter les outils qui soutiennent la productivité
Avec l'essor du travail hybride, la maîtrise des outils digitaux est devenue essentielle pour les Office Managers. Aujourd’hui, ce sont eux qui sélectionnent, mettent en place et pilotent les outils digitaux qui permettent aux équipes de collaborer facilement, peu importe où elles se trouvent.
Leur rôle est d'assurer la fluidité des processus, de veiller à ce que les outils fonctionnent sans accroc et que chacun ait accès aux ressources nécessaires pour rester productif. Cette nouvelle dimension technologique fait d’eux les gardiens de l’efficacité, même à distance.
Gestion administrative et optimisation financière pour assurer la stabilité opérationnelle
L’aspect administratif et financier, déjà central dans le rôle d’Office Manager, l’est d'autant plus dans un contexte de travail flexible. Ils gèrent les budgets liés aux espaces de travail, aux équipements et aux services. Budgétisation, gestion des dépenses courantes et optimisation des coûts, le tout avec une vision hybride : il faut anticiper et gérer ces aspects pour le présentiel et le distanciel. On vous l’avait dit, de vrais superhéros !
Leadership et relais de la vision de la direction
Les Office Managers jouent également un rôle de relais stratégique entre la direction et les équipes. Leur mission ne se limite plus à la gestion administrative ou logistique : ils veillent à ce que la vision des dirigeants soit non seulement comprise, mais aussi incarnée et diffusée à tous les niveaux de l'organisation. Véritables agents de connexion, ils créent des ponts entre les différents départements.
Leur aisance relationnelle et leur leadership sont donc des atouts cruciaux pour fédérer les collaborateurs, tout en insufflant l’énergie et les objectifs de la direction dans l’ensemble de l’entreprise.
Sur certaines missions, la frontière avec les RH est fine, notamment sur des sujets comme la gestion des ressources humaines ou la formation. Ces multiples responsabilités font des Office Managers une des fonctions supports stratégiques de l’entreprise, qui assure la fluidité et l'efficacité de chacun au quotidien.
Le pivot du rôle d’Office Manager n’est pas seulement une réponse aux contraintes post-Covid, mais une opportunité pour redéfinir durablement les environnements de travail et accompagner les entreprises dans leur transformation hybride.
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<font size="-1">Nos sources</font>
<font size="-1">(1) https://www.clubdesofficemanagers.com/office-manager </font>
