Organisation et management : comment gérer votre équipe hybride ?

#1 Créez une relation managériale mature, basée sur la confiance

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Créer une relation de confiance à distance comme au bureau

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Mettre en place un management de confiance est la clé pour avoir un collaborateur engagé, efficace et épanoui, surtout dans un contexte hybride. Vous serez ainsi en mesure :

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• d’identifier plus facilement ses leviers de motivation, que ce soit dans la vie professionnelle ou personnelle, en présentiel ou à distance ;
• d’accéder à différentes informations concernant ses besoins ou ses attentes et d’y répondre efficacement.

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Prenez du temps pour chacun

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Que vos collaborateurs soient en présentiel ou à distance, vous devez prendre le temps d’échanger avec eux. 

Dans les premiers moments, discutez de manière informelle avec vos managés et faites en sorte d’apprendre à les connaître. 

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Pensez autonomie

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Vous devez aussi aborder l’autonomie par l’angle de la maturité de la relation managériale. 

Une équipe, qu’elle soit hybride ou non, a-t-elle besoin d’un encadrement constant ou au contraire d’une totale liberté dans la réalisation de ses tâches ? Pour vous aider à y voir plus clair, élaborez une grille d’évaluation de la maturité de la relation managériale.

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Adaptez votre management aux nouveaux espaces de travail

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Gardez toujours une approche individuelle du cadre de travail tout en restant dans le cadre fixé par l’entreprise. Avec le travail à distance, c’est d’autant plus vrai :

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• certains veulent des semaines à 100 % en télétravail ;
• d’autres préfèrent la mise en place de tickets bureau ;
• quelques-uns aimeraient profiter d'un workation ou de quelques jours de congés bien spécifiques ;
• d'autres souhaitent abolir le bureau attitré au profit du flex office ou du zone booking…

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Plus généralement, certains préfèrent un suivi en physique alors que d’autres n’y sont pas à l’aise. À vous d’identifier les besoins et attentes de chacun et d’être flexible. Le mot d’ordre : adaptabilité !

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#2 Favorisez le management sur objectifs avec un cadre clair

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Les premiers leviers d’engagement de votre collaborateur sont la clarté de ses missions et le fait de disposer des moyens adaptés pour les réaliser (outils, compétences, formations…). Dans une relation à distance, les moments d’échanges formels ou informels, sont moindres et parfois plus difficiles à gérer. Vos équipes hybrides n’ont plus autant d’opportunités pour poser leurs questions, demander des feedbacks…

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Votre rôle de manager est donc de : 

• donner les bonnes informations dès le départ (en définissant clairement les missions, la qualité attendue, les délais de rendu, les priorités…) ;
• faire en sorte que le collaborateur dispose des moyens nécessaires pour atteindre ses objectifs ;
• Mettre en place un suivi régulier pour vous assurer que les deux points précédents sont toujours couverts et, si ce n’est plus le cas, apporter les solutions.

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Comment atteindre ces objectifs dans un contexte hybride ?

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Pour engager plus facilement vos équipes hybrides sur les résultats à atteindre ou les initiatives, définissez les OKR tous ensemble. Cela permet à la fois de donner un maximum de sens en garantissant un lien direct avec la stratégie de l’entreprise mais aussi de favoriser l’engagement puisque le collaborateur contribue à la définition de ses objectifs. Utilisez aussi des frameworks d'évaluation de l'engagement tels que la pyramide de Maslow, les 12 questions de Gallup ou la théorie des 2 facteurs d'Herzberg. Ils vous aideront à évaluer régulièrement le niveau d'engagement de vos collaborateurs et à renforcer votre relation managériale.

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Pour faire simple : 

• commencez chaque entretien managérial (en présentiel ou à distance) par un échange plus personnel pour maintenir une relation solide avec vos collaborateurs et détecter d'éventuels changements ou préoccupations ; 
• programmez des réunions individuelles (1-1) chaque semaine ou toutes les deux semaines pour répondre à toutes les problématiques et maintenir une communication régulière avec chaque membre de votre équipe ;
• favorisez un style de management axé sur le coaching et l'autonomie, plutôt qu'un management hiérarchique ou du micro-management.

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Attention à ne pas tomber dans une relation de sur-contrôle

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Avec le management à distance, certains managers sont tentés de micro-manager, d’établir un suivi trop opérationnel pour mesurer la performance de l’équipe. Restez plutôt à l’écoute pour apporter le soutien nécessaire (décision, expertise…). Vous les inciterez ainsi à gagner rapidement en autonomie. 

Selon l’étude de Malakoff Humanis, pour 30 % des managers, le travail hybride favorise une plus grande autonomie des équipes.

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#3 Adaptez l'organisation de votre équipe au fonctionnement hybride de l’entreprise

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Le manager n'est pas le seul garant de l'engagement de son collaborateur : la politique de travail de l'entreprise a également de nombreux impacts (valeurs, rituels, …). Avec une organisation hybride, les échanges peuvent se complexifier, ainsi que les rencontres et le partage de la culture de l'entreprise.

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Mettez en place un cadre de travail adapté au contexte hybride

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Composez avec les différents éléments de la charte de travail pour guider les comportements et les attentes de tous les collaborateurs – tout en restant cohérent avec les directives imposées par l’entreprise. Cela vous permettra de créer un environnement de travail harmonieux en fonction de leurs besoins.

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Réinventez les rituels de vos équipes 

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Compensez la perte de lien au bureau en adaptant les rituels existants ou en créant de nouveaux moments d’échange. Par exemple, organisez des journées d'équipe en présentiel tous les mois, ou planifiez des séminaires trimestriels dans un environnement informel. C’est idéal pour renforcer le sentiment d'appartenance à la culture de l'entreprise.

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Accompagnez la réorganisation du travail

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Aidez vos collaborateurs à choisir leur lieu de travail en fonction de leurs missions du jour. C’est ce qu’on appelle l’activity-based working, une pratique qui va favoriser le travail de concentration à domicile et l’encourager au bureau ou dans des lieux externes pour : 

• les tâches collectives, 
• les séances de brainstorming, 
• les ateliers stratégiques,
• les échanges informels…

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Choisissez les bons outils de communication

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Enfin, utilisez des outils favorisant les échanges d'informations et la communication synchrone ou asynchrone. Des plateformes de messagerie instantanée telles que Slack ou Discord, des outils de collaboration comme Notion, ainsi que des outils de visioconférence (Meet, Teams, Zoom, etc.) facilitent la communication et la collaboration à distance.

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Que l'on soit responsable d'une équipe hybride ou non, les managers sont confrontés aux mêmes défis en matière de supervision. Tout l’enjeu est de comprendre les leviers de motivation des collaborateurs et d'adapter sa politique managériale afin de favoriser leur engagement et leur offrir de meilleures conditions de travail. L'objectif : créer un environnement équitable et répondre aux besoins individuels de chaque collaborateur. Besoin d’aide pour y parvenir ?

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