Politique de confidentialité

1. Quelles catégories de données traitons-nous ?

Nous sommes amenés à collecter et traiter les catégories de données suivantes :

Catégories de données Exemple de données
Etat-civil et coordonnées Nom, prénom, date et lieu de naissance, adresses postale et électronique personnelles, numéro de téléphone personnel, document officiel d’identité
Données professionnelles Nom de l’employeur, intitulé de la fonction occupée, équipe, lieu de travail, adresses postale et électronique professionnelles, numéro de téléphone professionnel, calendrier professionnel, photo professionnelle, données analytiques liées aux utilisateurs (en ce compris le nombre de jours passés par l’Utilisateur dans un espace de travail réservé via Worklib)
Réservation d’espaces Historique de réservation, crédits octroyés par l’employeur pour la réservation d’espaces de travail, informations bancaires (dont carte de paiement), factures, préférences en matière d’espaces de travail et modes de transport, données analytiques liées à la réservation
Interactions avec Worklib Historique des conversations, demandes et communications avec Worklib
Interactions entre Utilisateurss Historique des partages entre Utilisateurs (notamment partages de calendriers et de présence dans les lieux de travail)
Données de géolocalisation Géolocalisation de l’Utilisateur et des espaces de travail consultés
Outils numériques Informations sur votre ordinateur, smartphone ou autre outil numérique, notamment adresse IP, fréquence d’utilisation de l’application Worklib/td>

De manière générale, nous ne traitons pas de données appartenant à des catégories dites « spéciales » de données personnelles, c’est-à-dire des données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, les données génétiques ou biométriques aux fins d’identifier un individu, ou encore des données concernant la santé, la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Si nous obtenons ce type de données, nous les traitons uniquement si la loi applicable et une base juridique nous le permettent. Par exemple, nous pouvons être amenés à traiter de telles données sensibles lorsque vous avez donné votre consentement explicite à cet effet, lorsque cela est nécessaire pour l’exercice d’un droit en justice ou lorsque vous avez manifestement rendu ces données publiques.

2. Comment collectons-nous vos données personnelles ?

Nous obtenons vos données personnelles directement auprès de vous lorsque vous créez un compte pour utiliser l’application Worklib ou lorsque vous interagissez avec nous. Nous sommes également amenés à collecter vos données indirectement auprès de tiers, notamment votre employeur lorsqu’il demande la création d’un compte pour vous.

Si vous choisissez de ne pas fournir vos données personnelles, il est possible que cela puisse empêcher de traiter votre demande de création de compte ou de vous fournir certains de nos services, en particulier la réservation d’espaces de travail.

3. Pour quelles finalités traitons-nous vos données ?

Nous traitons vos données personnelles pour les finalités détaillées ci-dessous.

Prestation de services Analyse de l’utilisation de nos services par les Utilisateurs et les entreprises Adaptation et amélioration de notre plateforme et de nos services
Analyse et amélioration de nos services Analyse de l’utilisation de nos services par les Utilisateurs et les entreprises Adaptation et amélioration de notre plateforme et de nos services
Protection de notre application et de nos systèmes Sécurisation de notre application et de nos systèmes informatiques contre des tentatives de fraude, attaque, abus, incidents de sécurité
Marketing et publicité Envoi de messages promotionnels et marketing aux Utilisateurs
Obligations légales et réglementaires Conformité à nos obligations légales et réglementaires

5. Avec qui vos données sont-elles partagées ?

Nous sommes amenés à partager vos données personnelles avec les catégories de tiers listées ci-dessous.

Catégories de tiers Exemples de tiers et de finalités
Sociétés affiliées de Worklib Toute société affiliée de Worklib afin de compléter les services que nous offrons aux Utilisateurs
Responsables d’espaces de travail Propriétaires ou gestionnaires d’espaces de travail, afin de permettre la réservation par les Utilisateurs
Employeurs Employeurs de salariés utilisant les services Worklib afin de connaître l’organisation de travail de ces salariés
Prestataires de services Compagnie d’assurance, banques, avocats, comptables, notaires, prestataires de services informatiques à des fins de gestion interne de Worklib
Parties dans le cadre d’une cession, acquisition, fusion ou réorganisation Toute société dans l’hypothèse où tout ou partie de l’activité de Worklib serait cédée ou dans le cadre d’une réorganisation de l’activité de Worklib ou en cas d’acquisition par Worklib d’une société ou d’une branche d’activité

6. Comment encadrons-nous les transferts internationaux de vos données ?

Si nous sommes amenés à transférer vos données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen (Union européenne, Islande, Lichtenstein et Norvège), nous nous assurons que des garanties appropriées soient mises en place afin d’assurer un niveau de protection adéquat de vos données. Ces garanties incluent notamment la conclusion de clauses contractuelles types adoptées par la Commission Européenne ainsi que, dans certaines hypothèses, l’utilisation de garanties additionnelles afin d’assurer un protection de vos données conforme aux exigences du RGPD.

Nous sommes à votre disposition pour répondre à toute question à propos du transfert de vos données et des garanties mises en œuvre et pour obtenir une copie des clauses contractuelles type (voir le paragraphe ‎9 « Comment nous contacter ? »).

7. Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous conservons vos données personnelles pour une durée limitée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités décrites dans le paragraphe ‎3 ci-dessus. De manière générale, nous conservons vos données personnelles tant que vous conservez un compte utilisateur Worklib et pendant cinq ans par la suite, sauf lorsque la réglementation nous oblige à conserver vos données personnelles plus longtemps ou lorsque nous devons conserver vos données dans le cadre d’actions en justice en cours ou susceptibles d’intervenir.

Durant l’ensemble de la période de conservation de vos données, nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles contre les violations de données, c’est-à-dire l’altération ou la destruction accidentelle ou illicite de données ou l’accès non-autorisé à ces données.

8. Quels sont vos droits par rapport à vos données personnelles ?

Vous disposez des droits suivants par rapport à vos données personnelles que vous pouvez exercer directement auprès de nous (voir le paragraphe ‎9 « Comment nous contacter ? »).

Droits Déscriptions
Accès Vous avez le droit de demander la confirmation que des données vous concernant sont traitées et de demander l’accès à ces données
Rectification Vous avez le droit de nous demander de rectifier ou compléter, dans les meilleurs délais, les données vous concernant
Effacement (« droit à l’oubli ») Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de supprimer des données vous concernant, notamment lorsque les données ne sont plus nécessaires au vu des finalités pour lesquelles elles ont été collectéess
Limitation du traitement Dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données, notamment lorsque nous examinons une autre demande de votre part (par exemple une demande de rectification)
Portabilité Dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander à recevoir vos données et à ce que nous transmettions vos données à une autre entité
Opposition Dans certaines circonstances, vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données, par exemple lorsque le traitement repose sur nos intérêts légitimes auxquels vous vous opposez en raison de votre situation particulière
Réclamation Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle telle que la CNIL si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés ou que Worklib n’a pas agi en conformité avec la réglementation applicable

9. Comment nous contacter ?

Si vous avez une question à propos de la protection de vos données personnelles ou à propos de vos droits, notamment si vous souhaitez les exercer auprès de nous, nous vous invitons à nous contacter à l’adresse ci-dessous ou par email (privacy@worklib.io).

Worklib SAS6 rue Arthur Rozier75019 ParisFrance

Version mise à jour le 21 octobre 2021